Как все успевать?

Как все успевать и перестать жить в режиме дедлайна, – рассказывает Женя Грекк, автор тренинга “Установка Основ”.

Обычный человек, живущий в мегаполисе, постоянно окружён целым полем информационных и событийных соблазнов. Нужно много всего узнать, сделать, проработать, решить, посетить и при этом ещё общаться с другими людьми, как на работе, так и в семье и учитывать их интересы.

В этих условиях вопрос “Как все успевать?”, – один из самых распространённых. Но прежде, чем на него ответить, давай начнем “от обратного” – разберёмся, почему люди ничего не успевают.

Нариимер, есть некий Федор. Федор – мужчина средних лет, женат и занимается малым бизнесом. И в принципе, человек он собранный и ответственный, но у него много текучки, важные рабочие моменты, важные семейные дела и прочие задачи, которые он честно пытается решить. При этом, Фёдор успевает сделать только две трети из всего запланированного. Чаще всего, в оставшуюся треть входят именно те дела, которые нужны самому Фёдору. И первые из них это отдых и личное время.

Допустим, что Фёдору становится совсем невмоготу и он приходит ко мне на консультацию. Мы начинаем разбирать, как ему все успеть и выясняем следующее – минимум (!) 30% тех дел, которые он считал важными и необходимыми, таковыми не являются.

И это очень распространенная история. Ты видишь в соцсетях, как другие люди вокруг бегут к успеху, достигая всего задуманного и не встречая на пути никаких препятствий. Ты восхищен и немного завидуешь. Тебе тоже хочется быть “красавчиком” и ты тоже начинаешь бежать.

Понятно, что у соседа в саду трава зеленее, но Бог его знает, чего ему это стоило. Поэтому, тебе просто необходимо перестать смотреть на других и понять, что нужно именно тебе.

1 – Отталкивайся от большой цели

Первое, что тебе нужно – остановиться и оглядеться. Что из того, что ты не успеваешь, действительно для тебя важно? Чтобы это увидеть, нужно взглянуть в сторону своих целей и задач, которые находятся в будущем.

Все важные дела должны отталкиваться именно от этих целей и задач. Если у тебя таковых нет, если ты наемный сотрудник и работаешь где-то в компании, то все твои цели и задачи являются целями и задачами твоего руководства или компании. В этом случае, тебе все равно, что успевать. Главное, не упустить того, за что можно “получить по голове”. А так как рабочий день фиксирован, то вечером ты идешь домой и в принципе, успеваешь достаточно. Даже посмотреть сериал.

Но если тебя такой расклад не устраивает – срочно определись со своими целями на будущее. Потрать на это столько времени, сколько необходимо, но определи именно ту ЦЕЛЬ, которая тебя вдохновляет и которой ты твердо намерен достичь.

И тогда у тебя есть первый инструмент. Планируй свои дальнейшие шаги исходя из главной цели. И помни, что успевать тебе надо только в тех делах, которые напрямую с этой целью коррелируются. Будем отталкиваться именно от этого. Все остальное – вторично и несущественно.

До тех пор, пока у тебя нет личных целей, которые тебя зажигают, ты будешь автоматом скатываться в дела, которые тебе не важны и просто тупо забирают время.

Отсюда же произрастает и пресловутая прокрастинация, когда ты постоянно откладываешь что-то на потом. Потом это накапливается и решается в дедлайне и диком цейтноте. И, как правило, решается не настолько эффективно, чтобы ты гордился результатом.

2 – Разбей день на отрезки

Есть очень хороший и простой инструмент. В течение дня ты ставишь себе будильник, который звонит каждые 20 или 40 минут. Как только он прозвенит, ты задаёшь себе три вопроса:

  • Что я сейчас делаю?
  • Как я это делаю?
  • Зачем я это делаю?

Это простые вопросы на осознанность.

В пару к этому инструменту можно добавить хорошую проверенную методику, которая называется “Слепок дня”. Каждый час ты делаешь себе отсечки и смотришь, что именно ты сделал за этот час. После чего честно оцениваешь, насколько сделанное тобой резонирует с тем, куда ты хочешь прийти – с твоими целями.

Самый банальный случай – ты пришел и на рабочем месте начал смотреть новости и проверять социальные сети, вместо того, чтобы позвонить важному клиенту и ответить на деловое письмо. Казалось бы, мелочь. Но именно такие мелочи и съедают треть времени, которого тебе катастрофически не хватает.

Ну и добавь немного здравого смысла. Есть вещи, которые объективно невозможно сделать за короткое время. Трезво оценивай свои возможности и не пытайся запихнуть в 24 часа то, на что объективно понадобится 48.

3 – Делай то, что важно

Я убежден, что лучшего всего работают простые инструменты, проверенные временем.

И один из них – матрица Эйзенхауэра.

Это один из методов тайм-менеджмента, который очень хорошо помогает в определении приоритетов.

Как все успевать

Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Важные – Срочные

Дела, которые ты делаешь в режиме тушения пожаров. Отложить или перенести их без последствий практически невозможно.

Важные – Несрочные

То, что пока не горит, но станет срочным совсем скоро. Именно их выполнение даёт тебе запас уверенности и свободного времени. Именно этими делами мы беспечно пренебрегаем, пока они не перейдут в категорию срочных.

Неважные – Срочные

Дела, которые не ведут к цели, но сделать их надо. Дела из этой категории лучше всего делегировать. Кроме тех, которые важно сделать лично. Например, поздравить друга с Днём рождения.

Неважные – Несрочные

Дела, которые делать вообще не обязательно, но очень хочется. Например, скроллинг интернета, когда накапливается усталость. Чтобы подобный соблазн не возникал, отдых тоже нужно планировать заранее.

Я тебе настоятельно рекомендую использовать этот элементарный инструмент. Подробнее о нем ты можешь прочесть в любой книге по тайм-менеджменту. Несмотря на кажущуюся простоту, с помощью этой матрицы ты начинаешь успевать делать действительно много важных для тебя дел.

Каждый из этих инструментов хорошо работает в комплексе с другими. Постепенно ты сам начнёшь замечать, что ворует твоё время и как действовать более эффективно. Но как только ты разгонишься до комфортной для тебя скорости, ты будешь добиваться целей быстрее, но без стрессовых дедлайнов, а с большим удовольствием и спортивным азартом.

Именно этого я тебе и желаю!